Entorno de trabajo de Excel - Curso básico de Excel.

Con esta entrada iniciamos el curso básico de Excel, el cual va dirigido a personas que tienen muy poco o ningún conocimiento de esta herramienta y para aquellos que quieren manejar mejor las diferentes funcionalidades que esta nos ofrece.

Excel es una de las herramientas que viene en el paquete de ofimática de Microsoft Office, por lo tanto si tienes instalado este paquete en tu computador puedes accede a esta herramienta, la cual es una de las más utilizadas para el manejo y análisis de información.

Para iniciar, si ya tienes instalado Excel en tu computador y tu versión de Windows es la 8, 8.1 o 10, puedes acceder a él,  por medio del  menú inicio y en la  sección de aplicaciones si la tienes ordenado tu lista de programas por nombre lo encuentras agrupado en la letra E, o si la tienes ordenada por categoría lo encuentras en la categoría Escritorio (en versiones anteriores de Windows o en algunas instalaciones de Windows 10 lo puedes encontrar en el menú inicio, opción Programas y en la carpeta Microsoft Office); para abrirlo solo debes dar clic sobre el icono de Excel y esto nos abrirá la aplicación.

Al abrir Excel en las versiones más nuevas de Excel llegamos a la pantalla de bienvenida, en la cual tenemos acceso directo a los últimos archivos que hallamos utilizado en esta herramienta; además tenemos acceso a la sección de plantillas de Excel.

Las plantillas son archivos de Excel prediseñados por otras personas para facilitarnos la creación de archivos con objetivos específicos; por ejemplo: archivos para presupuestos, planes de trabajo, facturas, seguimiento de ingresos, inventarios, entre otros. La plantilla más común  es la plantilla "Libro en blanco", la cual es la plantilla más básica de todas y representa al libro por defecto en cualquiera de las versiones de Excel.

Al dar clic en esta plantilla llegamos directamente al espacio de trabajo de Excel. En este punto hay algunos conceptos que debemos tener claros:

• En Excel todos los archivos que creamos son considerados "Libros" así que nos podemos referir a ellos de ambas maneras como libro o como archivo.
• Los libros de Excel están compuestos por una serie de hojas; las cuales se pueden crear, eliminar y modificar fácilmente de a cuerdo a nuestras necesidades.
• Cada hoja está compuesta por una serie de columnas, representadas de manera vertical e identificados por letras del alfabeto de A-Z y posteriormente combinaciones de letras hasta llegar a la columna XFD (En Excel 2016).
• Las hojas, además, están compuestas por filas, las cuales están representadas de manera horizantal y se identifican con números consecutivos desde el 1 hasta el 1.048.576 (En Excel 2016)

A continuación te dejo la cantidad de filas y columnas que puedes encontrar en las diferentes versiones de excel

Versión	2016/2013/2010/2007	97-2003
Columnas	16.384	256
Filas	1.048.576	65.536

Cuando miramos el espacio de trabajo, vemos que las columnas y filas generan una cuadrícula, es aquí donde ingresaremos la información con la que queramos trabajar. Esta cuadrícula está compuesta por un conjunto de celdas, las cuales se identifican con el nombre de la columna y el número de la fila donde se cruzan. 

Por ejemplo, el nombre de la celda seleccionada es igual al de la columna en la cual está ubicada, es decir la B y el número de la fila correspondiente osea la 5, así que esta celda es la celda B5.

Para conocer exactamente como se llama la celda en la cual estamos ubicados podemos visualizar en la barra de formulas en la sección cuadro de nombres cuál es el nombre asignado a esta celda.

Teniendo claro los conceptos básicos de Excel, vamos a conocer la estructura del entorno de trabajo.

Entorno de Excel

El entorno de Excel está dividendo en 3 secciones principales, en la parte superior vamos a encontrar la barra de herramientas, la cual consolida todas las opciones que tenemos para manejar los datos en nuestro libro. Esta barra nos ofrece funcionalidad para darle formato, color, alineación y bordes a nuestra información y así hacerla más presentable, también nos ofrece funcionalidades para hacer búsquedas en nuestro archivo,  implementar formulas, analizar datos desde diferentes fuentes de información, hacer revisión de información entre otras funcionalidades que iremos conociendo con forme avancemos en este curso.

Debajo de la barra de herramientas encontramos la barra de fórmulas, la cual consta de 2 secciones:

• A la izquierda se encuentra el cuadro de nombre, en el cual podemos ver el nombre de la celda seleccionada o de un rango de celdas.
• A la derecha está la barra de fórmulas como tal, la cual nos va a permitir ver en detalle el contenido de nuestras celdas y aplicarle formulas a esas celdas. En los casos en los que tengamos una celda con fórmulas, es en esta sección donde podemos ver claramente la estructura de esta fórmula.

Si en tu entorno de Excel no ves la barra de fórmulas, debes revisar en la pestaña Vista de la barra de herramientas si la opción Barra de fórmulas está habilitada, en esta sección también puedes revisar si las opciones Línea de cuadrícula y Encabezado están habilitadas, estas opciones nos permiten identificar claramente las divisiones entre filas y columnas y los nombre de cada una para ubicarnos fácilmente.

En la parte central se encuentra la cuadricula de cada hoja de Excel, la cual está compuesta por filas y columnas; y en la parte inferior, encontramos:

• La sección para navegar entre las hojas de nuestro libro, con lo cual vamos a poder conocer el contenido de cada hoja, crear hojas nuevas, eliminarlas y moverlas entre diferentes libros.
• Las barras de desplazamiento horizontal y vertical, las cuales nos van a permitir desplazarnos de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha de nuestra hoja, para poder acceder a todas las columnas y filas
• Las opciones de visualización para definir el esquema en el cual se va a presentar nuestro libro:
• Vista normal: Es la vista por defecto, en la cual se presentan la cuadrícula de celdas de manera simple incluyendo las opciones de formato que se hayan definido.
• Vista de diseño de páginas: con la cual se presenta cada hoja del libro indicando claramente el alcance de cada hoja según el tamaño de impresión definido y se incluye el esquema completo de diseño y formato, incluyendo los encabezados y pie de pagina si se han definido.
• Vista de salto de página: con la cual se puede ver claramente como encaja la información en el espacio de impresión definido, y así tener claro como se ve la información al momento de imprimir.
• La opción para hacer zoom a los datos y mejorar la lectura de la información.

Ya hemos recorrido todo el entorno de trabajo de Excel, te invito a que sigas este curso en mi canal de Youtube en la lista de reproducción  y me dejes tus comentarios si tienes alguna inquietud o sugerencia

Nota: Las imágenes presentadas corresponden a Excel 2016

Sigue el curso: Ingreso de datos